株式会社イーピーエス EPS - 同窓会業務を一括代行するコンサルティング企業

■お客様からお預かりする個人情報取扱いについて

当社は、同窓会活性化を目的に同窓会活動を円滑で永続的な活動をサポートするために、 同窓会事務局代行企業であり、預託された同窓会員の個人情報はもとより、個人情報を提供される全ての方々の個人情報を、 ご本人がコントロールする権利を最優先し、個人情報の保護を徹底することが、営業活動の最優先と認識し、 以下の考え方に沿って、社内個人情報マネジメントシステムの見直し、改善、社員教育を継続的に行い、 お客様から安心して個人情報を預託いただけるよう努めてまいります。

１. 情報を収集する目的

当社は同窓会より預託された個人情報は、同窓会事務局代行業務に必要な範囲と限定し、同窓会の依頼があった場合に、以下の同窓会活動に利用します。
・ データ保守・管理（新会員の入力・住所変更入力・住所表示変更など）
・ 電話やファックスによる住所変更等の代行受付
・ 発送代行及び編集印刷業務⇒会報誌・会員名簿の発行・総会案内・寄付金の募集・クラス会の開催の連絡・母校からのお知らせ・記念誌作成など
・ ＤＶＤＲＯＭの作成⇒ＤＶＤ名簿・卒業記念品ＤＶＤ・周年記念ＤＶＤ・メモリアルＤＶＤなどの作成に必要な動画・静止画・音声の撮影及び編集
・ 同窓会ホームページの作成
・ その他、同窓会会則に定める事項の遂行に必要とされた諸事業

２. 収集する情報の種類

氏名・住所・電話番号・勤務先名と電話番号。
その他に必要がある場合は、生年月日・在学時クラブ・最終学歴・メールアドレスなどがあります。

３. 情報の収集方法

同窓会との十分な安全措置を講じたうえで、卒業時の情報や同窓会保有データを基礎とし、より正確な情報を得る為、事業の都度、できるかぎりご本人の申告を募ります。
基本的には同窓会からの郵送での連絡となりますが、住所調査時などは事前に郵送でご連絡した後、当社より同窓会名で電話確認をさせていただく場合があります。また当社で撮影するものは、本人の同意もしくは、団体代表者の同意のもとで行います。
緊急時においては、電話もしくはメールでの確認などの場合もあります。

４. 情報の利用・提供

次の場合を除いて会員様の情報を利用したり外部に提供することはありません。
・ 会員ご本人が同意されている場合。
・ 法令により必要と判断される場合。
・ 会員の皆様または公共の利益の為に必要であると考えられる場合。
・ 同窓会組織活性化及び整備に必要とされる場合。

5. 情報の管理方法

会員の皆様の情報を正確、最新なものにするよう常に適切な措置を講じています。また、会員以外の不当な名簿の入手や目的以外の不正利用を防止に、最善を尽くし個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。

６. 会員ご本人の情報の開示、訂正、削除のご請求

会員ご本人からご自身に関する情報の開示・修正・削除のご依頼があった場合はご本人であることを確認させていただいたうえで、すみやかに対応いたします。